Heute geht es um eine Anfrage, die sich um Bürokram und Büroorganisation dreht:

Ich benötige Ideen, wie ich mein Bürochaos in den Griff bekomme?

Ich versuche es immer wieder, nur schleicht sich dann immer der Schlendrian rein. Ich habe das Gefühl, ich verzettel mich total. Und leider geht auch vieles unter, Mail, Telefon, SMS, WhatsApp, Facebook. Ich schaue es an, kann es aber nicht sofort bearbeiten und dann ist es oft weg.

Der Stundenplan für den Unterricht gibt mir einen festen Zeitrahmen vor. Das läuft auch gut. Aber das Drumherum…

 

Büroorganisation, Bürokram sind zumeist das lästige Stiefkind. Sich darum kümmern macht keinen Spass, lassen wir es links liegen, versinken wir im Chaos.

So bekommst du dein Bürochaos in Griff

1.   Ordnung halten

Am Anfang steht die Ordnung. Ordnung am Arbeitsplatz, in den Kästen, in der Ablage. Plane dir dafür täglich ein paar Minuten ein, um alles wieder an den richtigen Platz zu legen. Da wir hauptsächlich durch unser Unterbewusstsein gesteuert sind, lässt es sich durch viel Unordnung ablenken und das Fokussieren fällt uns schwerer.

 

2.   Überblick verschaffen

Verschaffe dir, am besten jeden Tag in der Früh, einen Überblick über die Aufgaben, die du heute erledigen möchtest und musst. Alles andere kommt vom Tisch. Wenn du alle Tätigkeiten auch noch mit der Dauer versiehst, dann bekommst du ein Gespür, wieviel Zeit du benötigst. Geht sich das heute überhaupt alles aus? Oder gibt es Leerläufe?

Zumeist überschätzen wir, was wir an einem Tag erreichen können. Also eher weniger vornehmen.

Dafür unterschätzen wir, was wir in einem Jahr alles erreichen können. Wenn wir an jedem einzelnen Tag etwas schaffen.

 

3.   Große Arbeiten in kleine Portionen einteilen

Oft sind wir erschlagen von den Riesen-Aufgaben, die auf uns warten. Und uns fehlt der Plan, wie wir das alles erreichen können. Dadurch beginnen wir zu tun und zu tun, ohne wirklich zu einem Ende zu kommen.

Nimm dir jede einzelne Tätigkeit und brich sie soweit, wie möglich, herunter. Wenn du dir jeden einzelnen Schritt aufschreibst, hast du eine Schritt für Schritt Anleitung und musst nicht weiter nachdenken, was als nächstes zu tun wäre. Schreib auch auf, was du benötigst, damit du diese Aufgabe erledigen kannst. Vielleicht fehlen dir ja noch Unterlagen, Informationen oder andere Personen. Beginne die Aufgabe erst, wenn du dir sicher bist, sie auch beenden zu können. Sonst bleibt am Ende wieder der Frust über.

 

4.   Ablenkungen eliminieren

Handy aus, Türe zu, Internet off. Und volle Konzentration auf EINE Aufgabe. Genau die, die du jetzt erledigen möchtest. Das andere darf erst wieder zu dir, wenn du die Arbeit erledigt hast. Solltest du irgendwo anstehen, hast du wahrscheinlich nicht genug tief herunter gebrochen. Vielleicht kannst du dir das fehlende Teil schnell organisieren. Falls es länger dauert, ist das gleich eine neue Aufgabe für später.

 

5.   Belohne dich

Du hast eine Arbeit erledigt? Dann gehört das auch gefeiert :-). Belohne dich mit einer kurzen Pause. Außerdem ist das ein guter Trick. Wenn du dir vorher schon deine Belohnung überlegst, wirst du alles daran setzen, deine Tätigkeit so schnell wie möglich hinter dich zu bringen.

 

6.   Delegieren

Musst du tatsächliche alle Aufgaben selbst erledigen?

Nicht alle Menschen sind organisatorische Talente. Gerade bei reinen Büroarbeiten ist es oft sinnvoll, diese Tätigkeiten an jemanden abzugeben, der es gerne tut.

Wenns mal nicht so klappt, wie du es dir vorstellst, dann lass den Kopf nicht hängen und schließ die Bürotüre zu. Von außen.

Der Bürokram ist der lästige Teil, den vermutlich keine Unternehmerin wirklich gerne tut. Aber in kleinen Dosen ist er zu bewältigen.

P.S.Du kennst jemanden, für den diese Tricks ebenfalls interessant und hilfreich wären? Dann teile dein Wissen mit den kleinen Symbolen hier: